Apostilla e legalizzazione di un certificato giudiziale: cosa sono e come richiederle online

Apostilla e legalizzazione: sono protocolli di validazione dei certificati giudiziali che gli attribuiscono valenza legale anche all’estero.

Può accadere che sia necessario presentare un certificato giudiziale dinanzi a un’autorità straniera. Oppure, può succedere che un cittadino italiano residente all’estero abbia bisogno di un certificato da esibire e che è emesso da un’autorità italiana.

Ottenere il certificato non basta. Affinché abbia valenza legale anche nel Paese straniero è necessario effettuare delle procedure di autenticazione.

Le procedure, inoltre, sono differenti in base a qual è il Paese estero in cui il certificato deve essere utilizzato. La differenza dipende a seconda che il paese straniero abbia siglato o meno alcune convenzioni, come quella dell’Aja del 5 ottobre 2002 o quella di Bruxelles del 25 maggio 1987.

Le procedure per validare legalmente un certificato sono due:
• L’apostilla (o apostille)
• La legalizzazione

L’apostilla e la legalizzazione sono entrambe procedure che autenticano le firme dei funzionari che hanno siglato il certificato e provano l’autenticità dell’atto pubblico.

Inoltre, potrebbe essere richiesta anche una traduzione giurata, ovvero una traduzione valida da un punto di vista legale.

Ma andiamo con ordine e vediamo cosa sono l’apostilla e la legalizzazione e per quali certificati è possibile ottenerle.

Cos’è l’apostilla di un certificato?

L’Apostilla è una specifica annotazione che sostituisce la legalizzazione di un atto pubblico.
Questa possibilità è concessa solamente per i certificati emessi e destinati alle autorità dei Paesi che hanno sottoscritto la Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961.

Tale convenzione, per l’appunto, riguarda l’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri allo scopo di semplificare la burocrazia. È stata ratificata in Italia con la Legge 20 dicembre 1966, n. 1253 che è stata pubblicata sulla G.U. n. 26 del 30/01/1967.

Gli stati aderenti alla convenzione si sono accordati in merito al fatto che sui documenti pubblici sia presente la scritta in francese “Apostille”. Per tale ragione, anche in Italia, questa particolare annotazione può essere denominata “apostille”, “apostilla” oppure “postilla”.

Per conoscere quali siano i Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961, clicca qui.

Tra alcuni Paesi, inoltre, esiste un’ulteriore semplificazione che prevede l’esonero da qualunque forma di legalizzazione o di apostille. Sono gli Stati che hanno siglato la Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987, ratificata in Italia con Legge n. 106/1990. Al momento i Paesi aderenti sono: Italia, Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda, Lettonia ed Estonia (quest’ultima dal 2014).

Definizione di apostilla

L’apostilla può essere definita come un’autenticazione, dotata di specifico timbro, che attesta:
1. l’autenticità del documento pubblico
2. l’autorità legale del funzionario pubblico che ha firmato il documento
3. l’identità del timbro stesso e del sigillo apposti sul documento pubblico

L’apostilla può essere apposta in maniera differente: tramite un timbro speciale applicato direttamente sul documento originale, attraverso un’etichetta adesiva da incollare e siglare sull’atto pubblico oppure sotto forma di pagina aggiuntiva sulla quale deve essere posto un timbro di congiunzione a cavallo della pagina precedente.

A cosa serve l’apostilla?

Quando su un documento pubblico viene posta un’apostilla, non è più necessario ricorrere alla legalizzazione del documento stesso.
E’, come detto, un’alternativa possibile per l’utilizzo di un atto pubblico con valore giuridico all’interno dei Paesi firmatari della Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961.

L’apostilla, in sostanza, conferisce valore giuridico a un documento ufficiale che deve essere presentato all’autorità di un Paese differente rispetto a quello di emissione.

Ad esempio, se si deve presentare in uno dei Paese aderenti alla Convenzione dell’Aja (come Belgio o Argentina) un Certificato del Casellario Giudiziale civile rilasciato dalle autorità italiane, affinché il documento pubblico abbia valore legale nel Paese estero, è necessario far apporre l’apostilla.

Chi appone le apostille in Italia?

Nel nostro Paese sono sostanzialmente due le autorità deputate all’apposizione delle apostille sui documenti pubblici rilasciati dagli enti italiani:
• La Prefettura
• La Procura della Repubblica

La Prefettura ha il dovere di apporre l’apostilla su tutti gli atti pubblici rilasciati da enti differenti dall’autorità giudiziaria, come quelli, ad esempio, rilasciati da:
• Ministeri
• Comuni
• Camere di commercio
• Università
• Ecc…

Le apposizioni di tutti gli altri atti giuridici sono appannaggio della Procura della Repubblica.

Compila il form di Tuttovisure.it per richiedere la legalizzazione e l’apostilla dei certificati emessi dalla Procura della Repubblica.

Vediamo, allora, quali sono i certificati autenticati che è possibile richiedere online tramite Tuttovisure.it

Le apostille della Procura della Repubblica

Le apostille su atti di natura giuridica vengono emessi dalla Procura della Repubblica presso il Tribunale della città dove è stato emesso il documento ufficiale.

Gli atti di competenza della Procura della Repubblica sono:
• Certificato del casellario giudiziale (civile, penale e generale)
• Certificato dei carichi pendenti
• Atti sottoscritti da un funzionario del Tribunale
• Atti notarili
• Traduzioni asseverate (indipendentemente dal tipo di atto da tradurre e dall’ente che lo ha emesso)

Dunque, l’apostilla può essere apposta sugli atti pubblici redatti da notai e dagli ufficiali giudiziari, siano essi del Tribunale o della Procura stessa.

Per poter ricevere un atto pubblico giuridico valido anche all’estero oppure da utilizzare in un altro Paese per coloro che hanno la residenza all’estero, è necessario far apporre sul certificato un’apostilla Aja dalla Procura della Repubblica.

Dove e come far apporre un apostilla

Per validare, ad esempio, un certificato del casellario giudiziale o un certificato dei carichi pendenti occorre rivolgersi all’apposito ufficio della Procura della Repubblica territorialmente competente. La Procura che rilascia l’apostilla è quella ubicata nel Comune o nella provincia in cui ha sede l’ente che ha emesso l’atto pubblico.

Se, però, il richiedente è una persona residente all’estero, la competenza è solo della Procura di Roma.

Se si deve richiedere un’apostilla su una traduzione, invece, la competenza spetta alla Procura presso la quale il traduttore ha prestato giuramento, indipendentemente dalla sede dell’ente che ha emesso il certificato o l’atto ufficiale.

In ogni Procura, così come in ogni Prefettura (per atti non giuridici da apostillare), sono depositate le firme di tutti coloro che hanno l’autorità per poter firmare ed emettere un atto ufficiale (cancellieri dei tribunali, funzionari pubblici comunali, funzionari delle Camere di Commercio, notai, ecc…) in una determinata circoscrizione.

Quando viene richiesta un’apostilla, la Procura della Repubblica compara la firma del cancelliere o dell’ufficiale pubblico depositata i negli uffici con quella presente sul documento. Se coincidono, sarà apposta l’apostilla.

Capire dove rivolgersi e sapere se sia necessaria un’apostilla o una legalizzazione non è cosa facile.

Se vuoi ottenere un certificato del casello giudiziale o dei carichi pendenti valido per l’estero in maniera semplice e veloce, e senza rischiare di sbagliare, clicca qui.

Cos’è la legalizzazione di un certificato?

La legalizzazione è il procedimento necessario per validare un certificato o un atto giudiziale valido anche per l’estero, da utilizzare nei Paesi stranieri che non hanno sottoscritto la Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961.

In altre parole, legalizzare un atto o un certificato significa renderlo efficace legalmente anche all’estero.

In questo caso, il documento pubblico dovrà ottenere un doppio timbro di autenticazione: il primo sempre da parte della Procura della Repubblica competente territorialmente e il secondo da parte dell’ambasciata o del consolato del Paese dove il documento sarà utilizzato.

Ci sono, però, dei Paesi che hanno aderito alla Convenzione Europea di Londra del 7 giugno 1968, stabilendo che i documenti rilasciati dalle loro ambasciate o consolati non necessitano della legalizzazione. Tali Stati sono: Austria, Cipro, Francia, Germania, Grecia, Irlanda, Liechtenstein, Lussemburgo, Malta, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Regno Unito, Repubblica Ceca, Spagna, Svezia, Svizzera e Turchia.

Inoltre, esistono anche accordi bilaterali tra Stati che potrebbero prevedere esoneri dal timbro di legalizzazione per alcuni specifici atti pubblici.

È importante sapere se sia necessaria la legalizzazione al posto dell’apostilla poiché se, per errore, si facesse apporre un’apostilla anziché un timbro di legalizzazione, l’ambasciata e/o il consolato non validerebbero il documento o certificato.

Richiedendo il certificato valido per l’estero a Tuttovisure.it non si correrebbe questo rischio: i consulenti, pur ricevendo una richiesta errata tramite il form, provvederanno a far emettere la timbratura della Procura della Repubblica corretta in base al Paese indicato nel campo “Certificato valido in”.

Una volta ottenuta la prima autenticazione, sarà a carico del richiedente chiedere la seconda timbratura nell’ambasciata o consolato del Paese in cui si vuole rendere valido il certificato.

Come ottenere la legalizzazione di un certificato?

Il procedimento iniziale è lo stesso dell’apostilla.

A seconda del tipo di atto pubblico, sarà necessario rivolgersi in Prefettura (per i documenti che non siano giudiziali) o in Procura della Repubblica competente territorialmente per i certificati del casellario giudiziale, i certificato dei carichi pendenti, gli atti sottoscritti da un funzionario del Tribunale e gli atti notarili.

La procura accerterà che la firma del funzionario apposta sul certificato sia valida e vera e cioè che:
– sia stata scritta da chi abbia il potere di firma
– corrisponda alla firma del funzionario depositata negli uffici

Se entrambe le condizioni sono positive, allora sarà apposto un timbro di legalizzazione.

È la fase successiva che è differente. Affinché il documento o certificato sia valido anche all’estero, è necessario far apporre un timbro di autenticazione anche da parte dell’ambasciata o del consolato.

Altro punto di contatto con l’apostilla, è l’individuazione della Procura della Repubblica competente.
La scelta deve ricadere su quella ubicata nello stesso Comune o provincia in cui è stato emesso il certificato o atto ufficiale.

Cos’è la traduzione asseverata di un certificato?

Accanto al servizio della legalizzazione di un certificato, può essere richiesta anche la traduzione giurata del documento.
Si tratta di una traduzione che deve ottenere una sua specifica autenticazione da parte della Procura della Repubblica affinché abbia un pieno valore giuridico all’estero.

La traduzione viene effettuata da un traduttore che sottoscrive un verbale di giuramento presso il Tribunale. Il certificato o atto redatto in lingua straniera deve essere firmato dal cancelliere del Tribunale e, per essere validato necessita di un’apostilla, ovvero dell’autentificazione della firma e del timbro.

Attenzione, però, a non confondere l’apostilla o la legalizzazione del documento pubblico con l’apostilla posta sulla traduzione.
L’apostilla o la legalizzazione di un documento valida l’efficacia legale del documento stesso. L’apostilla applicata sul documento tradotto, dona valore legale alla traduzione.

Una volta ottenuta la validità del testo tradotto non sarà possibile modificare ulteriormente il testo.

Nel caso di apostilla o di legalizzazione e di contestuale traduzione del contenuto del documento, l’iter è il seguente:
1. Legalizzazione del certificato o atto pubblico
2. Traduzione da parte di un traduttore che sottoscrive un verbale di giuramento dinanzi al tribunale
3. Apposizione di un’apostilla sul testo tradotto che assevera la traduzione
4. Apposizione di un secondo timbro di autenticazione apposto dall’ambasciata o dal consolato (solo nel caso di legalizzazione)

Chi può apporre l’apostilla sulla traduzione?

La competenza territoriale delle traduzioni giurate è differente rispetto a quella delle apostille e delle legalizzazioni dei certificati.

Questi ultimi devono essere validati dalla Procura delle Repubblica ubicata nella stessa circoscrizione dell’ente che ha emanato il certificato o atto pubblico. Solo nel caso in cui il richiedente fosse un cittadino residente all’estero, la Procura competente è quella capitolina.

Per quanto riguarda le traduzioni asseverate, la Procura competente all’apostilla sulla traduzione è quella in cui il traduttore ha prestato giuramento, indipendentemente dal luogo in cui ha sede l’ente che ha emanato l’atto pubblico da tradurre.

Semplificando con un esempio: se il certificato è stato emesso a Milano, ma il traduttore ha giurato presso il tribunale di Roma, la Procura competente per asseverare la traduzione è quella di Roma e non quella di Milano.

I certificati richiedibili per uso estero

I certificati per uso estero sono quei documenti o atti pubblici che ottengono una validità legale internazionale grazie all’apostilla o alla legalizzazione. Possono anche essere soggetti a traduzione asseverata.

Tali certificati sono:
I. il certificato del casellario giudiziale
II. il certificato dei carichi pendenti
III. il certificato penale del casellario richiesto dal datore di lavoro (certificato antipedofilia)

Ciascuno di loro ha contenuti e funzioni differenti.

Vediamoli nel dettaglio.

Cos’è il certificato del casellario giudiziale per uso estero?

Il certificato del casellario giudiziale è un documento ufficiale che riporta le sentenze amministrative, civili e penali passate in giudicato a carico di una persona.

Se è ad uso estero è necessario che sia autenticato tramite apostilla o legalizzazione affinché sia valido anche all’interno dei Paesi differenti dall’Italia.

In pratica, è un certificato come quello valido sul territorio nazionale, ma che necessita di un’ulteriore validazione per poter essere presentato a un’autorità straniera.

Proprio per conferire valenza legale anche in sede estera, deve ricevere una efficacia legale internazionale da parte delle autorità italiane.

È bene ribadire che nella banca dati del casellario giudiziale ci sono i nominativi di coloro che hanno subito una condanna definitiva, ovvero di coloro che sono stati raggiunti da una sentenza inflitta al termine del procedimento dopo i tre gradi di giudizio (Tribunale, Corte d’Appello e Cassazione).

Richiedi la validità internazionale dei certificati del casellario giudiziale cliccando qui.

Tipologie di certificati del casellario giudiziale

Nel nostro ordinamento, fino al 26 ottobre 2019, esistevano esistono tre tipologie di certificati del casellario giudiziale:

1. Certificato generale: contiene tutte le annotazioni relative a sentenze o sanzioni interdittive definitive a carico di una persona in materia amministrativa, civile e penale (art. 24 T.U.)

2. Certificato civile: elenca i provvedimenti che riguardano la sfera della capacità di intendere e di volere di un individuo (come i provvedimenti di inabilitazione o interdizione giudiziale o legale, la nomina di un amministratore di sostegno, ecc…), quelli che si riferiscono alla perdita o alla revoca della cittadinanza o ancora i provvedimenti legati a procedure concorsuali che gravano su una persona

3. Certificato penale: annota tutte le sentenze definitive e le sanzioni interdittive di chi ha commesso un reato. Nel certificato del casellario giudiziale penale sono iscritte anche tutte le condanne passate in giudicato per reati relativi alla pedopornografia, agli abusi e allo sfruttamento dei minori che servono per ottenere il certificato antipedofilia

Dopo il 26 ottobre 2019, con l’entrata in vigore del D.lgs. n. 122/2018, il certificato del casellario giudiziale accorpa tutti e tre i certificati (penale, civile e generale) in un unico documento. Inoltre, ad appannaggio del richiedente italiano, il certificato annota anche eventuali iscrizioni nel casellario giudiziale europeo.

Quando serve il certificato del casellario giudiziale per uso estero?

Sono svariati i casi in cui è necessario interrogare il Casellario giudiziale per ottenere certificati civili, penali o generali.
Ad esempio, ottenere un certificato del Casellario giudiziale può essere utile per:
1. Partecipare a concorsi o gare d’appalto pubblici (certificato generale)
2. Essere impiegati presso un datore di lavoro privato con mansioni a stretto contato con minori (certificato penale antipedofilia)
3. Adozioni (certificato civile)
4. Richiedere il permesso soggiorno o la cittadinanza (certificato civile)

Vi sono, però, anche altri ambiti particolari, come ad esempio:
1. Le controversie di lavoro, o che riguardano la previdenza e l’assistenza obbligatorie
2. I procedimenti civili o penali nei quali il soggetto interessato beneficia del gratuito patrocinio
3. Domanda di riparazione dell’errore giudiziario.

Se i certificati sono necessari ad uso estero, basterà procedere con la richiesta di apposizione di postilla o legalizzazione.

Cos’è il certificato dei carichi pendenti per uso estero?

Come per il certificato del Casellario giudiziale, anche per quello dei carichi pendenti si deve ottenere la validità internazionale tramite apostille o legalizzazione.

Il certificato dei carichi pendenti elenca tutti i procedimenti in corso (amministrativi, civili e penali) per i quali, dunque, non sono state ancora emesse condanne definitive.
Ciò significa che fino a che non vi sia una condanna definitiva, il nominativo compare su tale certificato e non su quello del Casellario giudiziale.

Anche l’ufficio in cui richiederlo è differente. L’ente preposto al suo rilascio è la Procura della Repubblica presente nella stessa circoscrizione in cui il soggetto è imputato.

Alcune autorità di Paesi stranieri emettono certificati che contengono nello stesso documento sia annotazioni di sentenze definitive che di procedimenti pendenti.
Per non correre il rischio di vedersi richiedere anche un certificato dei carichi pendenti sarebbe opportuno includere quest’ultimo assieme alla richiesta del casellario giudiziale.

Chi può richiedere i certificati del casellario giudiziale per uso estero?

I certificati emessi dal Casellario giudiziale ad uso estero possono essere richiesti esclusivamente dal soggetto interessato, ovvero il richiedente.
Ci sono però, delle eccezioni.

Una prima eccezione è relativa al certificato antipedofilia: riguarda una persona che è in procinto di essere assunta, ma la richiesta deve essere effettuata dal datore di lavoro. Tale documento ufficiale è da richiedere obbligatoriamente nel caso in cui un individuo venga impiegato con contratto di lavoro, per svolgere un’attività a stretto contatto con minori. Ad ogni modo, il soggetto sui cui si richiede il certificato deve essere a conoscenza della verifica e deve firmare i moduli (tra cui il Modello 3BIS) da consegnare al Casellario giudiziale. Per saperne di più leggi l’articolo “Certificato Antipedofilia su modello 3BIS quando è necessario richiederlo”.

Una seconda eccezione si ha quando il diretto interessato è un minore, un interdetto o un detenuto.
Nel primo caso la richiesta deve essere avanzata da chi esercita la potestà genitoriale, nel secondo caso dal tutore e nel caso di persona detenuta, da un delegato. È, comunque, sempre necessario il consenso del diretto interessato.

Infine, può richiedere un certificato del Casellario giudiziale ad uso estero anche un delegato del diretto interessato.
Tuttovisure.it è un’agenzia intermediaria e agisce a tutti gli effetti come un delegato del richiedente il certificato. Proprio a fronte di ciò, rivolgendovi ai nostri servizi, sarà necessario compilare un apposito modulo di delega.

Apostilla e legalizzazione di un certificato giudiziale: il servizio di Tuttovisure.it

Il servizio offerto da Tuttovisure.it nasce allo scopo di semplificare l’iter per ottenere certificati che abbiano valore legale all’estero.

Tali documenti possono essere utili per i cittadini italiani che vivono in Italia, ma che hanno la necessità di presentare un atto ufficiale alle autorità di un Paese straniero, oppure per i cittadini italiani residenti all’estero e che hanno bisogno di tali documenti da utilizzare nel Paese di residenza.

Senza spostarsi da casa e senza il rischio di sbagliare procedura, è possibile ottenere i certificati autenticati cliccando qui.

Una volta compilato il form ed effettuato il pagamento, si riceveranno via e-mail i moduli da compilare e sottoscrivere e le istruzioni di compilazione. Tra la documentazione, c’è anche il modulo 5 di delega, che consente a Tuttovisure.it di ottenere il certificato per vostro conto.

Tuttovisure.it è un’agenzia intermediaria e per poter compiere interrogazioni presso il Casellario giudiziale o la Procura della Repubblica sul vostro nominativo, ha bisogno di una vostra specifica autorizzazione.

I certificati, infatti, sono documenti pubblici nel senso che sono rilasciati da enti pubblici, ma non significa che siano anche di pubblico dominio. Solo il soggetto interessato, chi ha la responsabilità genitoriale, un tutore o i loro delegati possono richiederli. Unica eccezione è il certificato antipedofilia: riguarda un soggetto che deve essere assunto per svolgere un lavoro a contatto con minori, ma deve essere richiesto dal datore di lavoro (sempre con il consenso, però, del diretto interessato).

Oltre ai moduli ricevuti via e-mail, deve essere allegata anche una copia di un documento di identità con firma autografa.

Inoltre, se si tratta di una ONLUS, è necessario inviare un’autodichiarazione che dimostri la ragione sociale dell’organizzazione.

La documentazione debitamente compilata e firmata deve essere spedita a Tuttovisure.it, meglio se con lettera raccomandata o corriere.
Teniamo a precisare che tutte le procedure adottate da Tuttovisure.it sono attuate nel rispetto della normativa vigente.

Come compilare il form di Tuttovisure.it

La prima scelta da compiere è se si vuole richiedere il certificato del Casellario giudiziale, il certificato dei carichi pendenti oppure entrambi.

Il primo elenca tutte le sentenze definitive a carico del richiedente, mentre il secondo i procedimenti che sono ancora in corso. Tuttavia, in alcuni Paesi stranieri, le annotazioni sono riportate in un unico documento. Per evitare di dover procedere successivamente con una nuova procedura, potrebbe essere consigliabile richiederli entrambi.

La seconda scelta riguarda nello specifico il certificato del Casellario giudiziale: occorre decidere se si vuole ottenere il certificato civile, penale o generale (che contiene informazioni civili, penali e amministrative).

Nella parte successiva del form si dovranno indicare  i dati anagrafici e di residenza del soggetto richiedente:
– Nome e cognome del richiedente
– Codice fiscale
– Data e luogo di nascita
– Provincia, Comune e indirizzo se si è residenti in Italia oppure la nazione e l’indirizzo di residenza se si vive all’estero (in questo caso andrà flaggato il quadrato accanto alla scritta “Residente all’estero”)

Infine, si dovrà indicare l’uso del certificato, scegliendo tra:
– Amministrativo
– Emigrazione
– Adozione
– Lavoro

Sezione Opzioni per uso estero

In tale sezione va selezionato il servizio che si intende ottenere:

1. Apostilla: è sufficiente per validare un certificato se il Paese estero aderisce alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961. In questo caso, dopo l’autenticazione da parte della Procura della Repubblica, non è necessaria quella dell’ambasciata o del consolato

2. Legalizzazione estera: è necessaria se il Paese straniero non aderisce alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 2002. Dopo l’autenticazione da parte della Procura della Repubblica, si dovrà ottenere anche quella da parte dell’ambasciata o del consolato interessato. Questo secondo passaggio è a carico del richiedente

3. Legalizzazione estera + Traduzione certificata: questa opzione consente di ottenere il certificato valido per l’estero e una traduzione asseverata sulla quale sarà necessaria un’apposita apostilla. Le traduzioni sono possibili in oltre 100 lingue diverse effettuate da professionisti madrelingua.

In tutte e tre le alternative, si dovrà selezionare il Paese estero nel quale il documento sarà utilizzato.

Modalità di spedizione

Tuttovisure.it offre diverse possibilità per ricevere il certificato valido per l’estero:
• Via e-mail
• Lettera raccomadata
• Corriere espresso
• Invio internazionale (selezionando il Paese di destinazione)

Il tempo di consegna del plico è di circa 15 giorni a partire dal momento in cui Tuttovisure.it riceve la documentazione firmata e inviata dal soggetto richiedente.

Il servizio offre la possibilità di ricevere i certificati velocemente e con un iter semplice. Nel caso si volessero ottenere chiarimenti, i consulenti di Tuttovisure.it sono disponibili in orario di ufficio e possono essere contattati tramite chat o e-mail.

Veloce. Semplice. Affidabile.