Come ottenere la copia di un atto notarile

Atto notarile: ottenerne una copia è importante per far valere i propri diritti nei confronti di terzi in ambito immobiliare, societario e familiare.

L’atto notarile è un contratto stipulato alla presenza di un notaio che garantisce la veridicità delle informazioni contenute nell’atto stesso e tutela contemporaneamente tutte le parti in causa.

È un atto pubblico non coperto da privacy, proprio perché lo scopo è quello di fornire pubblicità nei confronti di terzi.

Quindi, la copia di un atto notarile può essere richiesta da chiunque ne abbia interesse. È necessaria in tutti quei casi in cui qualcuno avanzi opposizioni ai contratti o vanti diritti in ambito immobiliare, societario o familiare.
La semplice fotocopia non basta.

Ecco perché ottenere la copia di un atto notarile rappresenta il primo elemento utile di tutela dei propri diritti.

COS’E’ UN ATTO NOTARILE

L’atto notarile (definito anche “rogito” o “istrumento”) è un documento redatto da un notaio e sottoscritto alla presenza delle parti che intendono stipulare un contratto e, in alcuni casi, anche alla presenza di almeno due testimoni.

Il notaio è una figura di garanzia: “indaga la volontà delle parti e sotto la propria direzione e responsabilità cura la compilazione integrale dell’atto”.

L’atto notarile è un documento cartaceo o telematico che deve rispettare la forma prescritta dalla Legge del 16 febbraio 1913, n. 89 (meglio conosciuta come “legge notarile”).

Deve essere scritto “in carattere chiaro e distinto e facilmente leggibile, senza lacune o spazi vuoti che non siano interlineati, senza abbreviature, correzioni, alterazioni o addizioni nel corpo dell’atto e senza raschiature” (art. 53, comma 1).

Al momento della sottoscrizione, il notaio “deve essere certo dell’identità personale delle parti” grazie al controllo dei documenti di identità o di altri elementi che permettono di “raggiungere tale certezza”.

L’atto notarile è a tutti gli effetti un atto pubblico descritto dal Codice civile come un “documento redatto, con le richieste formalità, da un notaio o da altro pubblico ufficiale autorizzato ad attribuirgli pubblica fede nel luogo dove l’atto è formato” (art. 2699 c.c.).

Proprio la locuzione “pubblica fede” esprime la funzione di un atto pubblico: quella di rendere noto alla collettività la reale attribuzione di un diritto (come, ad esempio, quello reale in ambito immobiliare) a qualcuno.

Una volta rogato un contratto, il notaio deve conservare l’originale nei propri archivi e inviarne una copia presso le Conservatorie dei Registri immobiliari (nel caso di compravendita) o negli Archivi Notarili di Stato.

Se per qualunque ragione il notaio dovesse cessare la sua attività oppure si trasferisse in un altro distretto notarile gli atti rogati vengono conservati presso l’archivio notarile del distretto in cui operava prima della cessazione o del trasferimento dell’attività.

Possedere un atto notarile è fondamentale:
• per dimostrare di essere il vero titolare di un diritto nei confronti di terzi
• contestare un diritto vantato da altri

Essendo un atto pubblico ha la capacità di sortire effetti nei confronti dei terzi ed è indispensabile per dimostrare l’esistenza di un contratto o di un diritto.

Non servono a nulla altre tipologie di prova, come le semplici fotocopie o la presenza di testimoni. Se non si possiede l’originale, l’unica soluzione possibile è richiederne una copia.

È possibile farlo direttamente dal notaio che ha rogato l’atto o presso l’archivio notarile. In alternativa, e più semplicemente, è possibile ottenere il documento compilando il form di richiesta e riceverlo via e-mail.

QUANDO SERVE UN ATTO NOTARILE?

“Andare dal notaio” non sempre è obbligatorio, ma ci sono ambiti in cui la sua presenza nella redazione dell’atto e nella sottoscrizione è dovuta per legge:

• Ambito immobiliare: è necessario il ricorso al notaio per l’acquisto di immobili ad uso residenziale o commerciale (con o senza mutuo), per l’acquisto o la vendita di terreni, per l’acquisto di pertinenze (box, cantine, tettoie), per attribuire l’usufrutto o la nuda proprietà o ancora per l’accensione di un mutuo

• Ambito societario: deve essere rogata dal notaio la costituzione di società di capitali, di persone e delle cooperative; il suo apporto è necessario anche nel caso di modifica dello statuto (per le società di capitali) o dell’atto stesso (per le società di persona), nonché ogni qualvolta ci sia una cessione o donazione di quote societarie; serve un atto pubblico anche nei casi di procura institoria con la quale l’imprenditore assegna a un’altra persona il compito di dirigere una sede secondaria o un ramo particolare d’azienda; infine, nell’ambito di impresa, il ricorso al notaio è necessario nel caso di cessione o affitto d’azienda o per il riscatto di un contratto di leasing

• Ambito familiare: sono rogati necessariamente da un notaio gli atti di donazione (sia di immobili che di denaro), di successione e il testamento (solo nel caso sia pubblico o segreto); anche l’inventario, l’accettazione o la rinuncia all’eredità vanno validati dalla presenza di un notaio; lo stesso vale quando si stipula un contratto di convivenza

Oltre a questi ambiti, ci sono altri atti che devono essere rogati dal notaio, quali l’istituzione di un fondo patrimoniale, di un trust, l’accensione di un mutuo ipotecario slegato dalla compravendita immobiliare o la cancellazione di un’ipoteca, oppure banalmente quando si apre una cassetta di sicurezza.

CHI PUO’ RICHIEDERE LA COPIA DI UN ATTO NOTARILE?

Come visto, l’atto notarile è un atto pubblico, ovvero un documento di cui si vuole fare pubblicità in modo che sia messo a conoscenza di soggetti terzi.

Perciò può essere visionato e consultato da chiunque ne abbia interesse senza che sia infranta alcuna legge sulla privacy. Hanno diritto ha richiederne una copia i titolari di un atto o i loro eredi, ma anche soggetti che non compaiono in alcun modo nel documento pubblico. Chiunque, dunque, può effettuare una ricerca per ottenere una copia di atto notarile, tranne in alcuni casi previsti espressamente dalla legge.

Di contro, i notai, il cancelliere degli archivi notarili e il conservatore dei registri immobiliari hanno il dovere di fornire una copia dell’atto pubblico nel caso venga richiesta.

L’art. 743 del Codice di procedura civile stabilisce che “Qualunque depositario pubblico, autorizzato a spedire copia degli atti che detiene, deve rilasciarne copia autentica, ancorché l’istante o i suoi autori non siano stati parte nell’atto, sotto pena dei danni e delle spese, salve le disposizioni speciali della legge sulle tasse di registro e bollo”.

Fa eccezione la copia di un testamento pubblico per la quale il secondo comma dell’articolo citato prevede che non possa “essere spedita durante la vita del testatore, tranne che a sua istanza, della quale si fa menzione nella copia”.

QUANDO È POSSIBILE CHIEDERE UNA COPIA?

È possibile recuperare solo gli atti pubblici che siano stati depositati presso le Conservatorie dei registri immobiliari o negli archivi notarili. Non si possono ottenere gli atti (come la successione) che sono stati registrati presso l’Agenzia Delle Entrate.

Nelle Conservatorie dei registri immobiliari sono depositati tutti i rogiti che attestano i passaggi di proprietà degli immobili, nonché le eventuali ipoteche, le trascrizioni e le iscrizioni.
Nell’archivio notarile sono presenti anche tutti gli altri atti pubblici.

La copia può essere richiesta direttamente al notaio che è in possesso dell’originale, sempre che se ne conosca l’identità. Nel caso in cui non si sappia il nome del notaio o quest’ultimo non eserciti più, o ancora, si sia trasferito in altro distretto, occorre rivolgersi presso gli uffici della Conservatoria dei registri immobiliari o presso l’archivio notarile.

La ricerca potrebbe non essere semplice, soprattutto in ambito immobiliare, perché prima di tutto occorre essere certi che l’atto sia stato registrato. Per verificarlo occorre reperire la nota di trascrizione attraverso una visura ipotecaria (se l’atto è digitalizzato) oppure tramite una ricerca cartacea negli archivi.

Poi è necessario avere informazioni differenti a seconda della data di stipula dell’atto notarile:
• Se il rogito è avvenuto prima del 1980 è necessario conoscere anche il nome del notaio, oltre ai dati anagrafici del proprietario dell’immobile, i dati catastali, l’anno di stipula del contratto e l’ubicazione della Conservatoria competente
• Se il rogito è avvenuto dopo il 1980 non è necessario conoscere anche il nome del notaio, ma solo le altre informazioni sopra elencate

Ottenere una copia di atto notarile tramite il servizio offerto da Tuttovisure.it è più semplice, immediato e richiede di conoscere solo alcune informazioni: non dovrai occuparti di fare ricerche infruttuose con perdita di tempo e denaro.

Inoltre, compilando il form di richiesta è possibile recuperare, in aggiunta agli atti depositati in Conservatoria o negli archivi notarili:
• la copia del testamento pubblico, presentando il certificato di morte
• copia di scritture private per le quali il notaio si è occupato solo dell’autentificazione delle sottoscrizioni. Tali scritture non sono disponibili presso il notaio o l’archivio notarile, ma è comunque possibile recuperarle effettuando ricerche su archivi differenti

Un discorso a parte va fatto per le successioni perché i documenti e il tipo di ricerca sono differenti a seconda che il de cuius abbia fatto o meno un testamento.

Nel caso in cui il de cuius avesse redatto un testamento pubblico (quindi tramite atto notarile), l’atto seguirebbe la procedura di tutti gli altri atti pubblici. Sarebbe, quindi, rintracciabile presso il notaio tramite il quale è stato disposto il testamento o, in sua mancanza, presso l’archivio notarile. Se il testamento includesse anche il trasferimento agli eredi di beni immobili, l’atto potrebbe essere recuperato anche in Conservatoria.

Se il de cuius non avesse redatto testamento si aprirebbe di fatto la successione legittima, ovvero il trasferimento di beni agli eredi in base a quanto disposto dal nostro Codice civile.
In questo caso, la successione non avverrebbe tramite atto notarile, ma soltanto attraverso un adempimento fiscale che vede coinvolta l’Agenzia delle Entrate. Non è detto quindi che, anche se ci fosse un trasferimento di beni immobili, ne sia inviata copia integrale alla Conservatoria. Ciò che al limite si può recuperare presso i registri immobiliari è la nota relativa al passaggio di proprietà, potendo invece mancare la copia integrale della successione legittima. La cosa da fare, in questo caso, è richiedere una semplice apertura di nota oppure un‘ispezione in Conservatoria (scelta più veloce ed economica).

Banalmente, in tema di successione è possibile ottenere una copia dell’atto notarile soltanto nel caso in cui un atto sia stato redatto, ovvero se la successione è testamentaria oppure se gli eredi si spartiscono l’eredità in maniera differente dalla successione legittima ricorrendo a un notaio. Anche in quest’ultimo caso, infatti, ci sarebbe bisogno di un atto notarile per distribuire tra gli eredi l’asse ereditario. L’atto, essendo pubblico, sarebbe recuperabile presso il notaio stesso o in archivio notarile.

Anche per quanto riguarda le società le ricerche possono essere differenti. Come si è specificato nel paragrafo “Quando serve un atto notarile”, gli atti pubblici che riguardano una società necessitano della figura del notaio. Per recuperarli non occorre, però, rivolgersi al notaio o all’archivio notarile. È sufficiente una ricerca presso la Camera di Commercio (CCIAA) fornendo il numero della Partita IVA. Attraverso l’apposito servizio di ricerca di atti camerali è possibile ottenere informazioni relative alle iscrizioni o variazioni relative a un’impresa: la copia di contratti di costituzione, di fusione o di liquidazione aziendale o eventuali modifiche allo statuto o alla compagine societaria.

Per quanto riguarda, invece, le informazioni in ambito immobiliare e familiare vengono richieste copie degli atti notarili direttamente ai notai e agli archivi notarili.

Nelle compravendite, di cui si richiede maggiormente la copia dell’atto, il rogito permette il passaggio di proprietà tra le parti. Garantisce all’acquirente di ricevere l’unità immobiliare prescelta nello stato e nelle tempistiche decise in fase di proposta d’acquisto o di compromesso e al venditore di ottenere il prezzo concordato. Spesso avviene che contestualmente al rogito, sia stipulato il contratto di mutuo fondiario con conseguente iscrizione di ipoteca.
Dopo la lettura dell’atto definitivo di compravendita di fronte alle parti coinvolte, il notaio ha il dovere di trascriverlo presso la Conservatoria dei registri immobiliari entro i 20 giorni successivi alla stipula.
Dovendone conservare l’originale presso il suo archivio, oltre che negli archivi notarili, sarà possibile per le parti o soggetti terzi ottenerne una copia.

COME OTTENERE UNA COPIA CON TUTTOVISURE.IT

Ottenere la copia di un atto notarile tramite Tuttovisure.it è semplice.

Basta essere a conoscenza del nome del notaio, della data dell’atto pubblico e il numero di repertorio.

In aggiunta, nel caso di atti pubblici relativi alla compravendita di immobili, è preferibile indicare anche i dati anagrafici delle parti, i dati catastali e la tipologia dell’atto pubblico.

Le informazioni in tuo possesso dovranno essere inserite negli appositi campi del form di richiesta.

Ma anche in assenza di alcuni dati (ad esempio il nome delle parti, dove è stato stipulato l’atto notarile o l’archivio notarile di competenza), è possibile effettuare ricerche di archivio.

Si dovrà specificare anche l’uso per cui è richiesta la copia in modo da sapere se sarà necessario solo un duplicato in carta libera oppure in bollo.

I tempi di evasione della richiesta sono differenti a seconda del tipo di ricerca da effettuare, ma in media dopo circa 20 giorni dalla compilazione del form otterrete i documenti via posta o via e-mail senza dovervi scomodare da casa.

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