Fatturazione elettronica per titolari di partita Iva, cos’è
Come spiegato dall’Agenzia delle Entrate, la fattura elettronica è una fattura redatta in formato XML, con un peso massimo di 5MB, che contiene gli stessi dati fiscali obbligatori di una fattura cartacea con anche, in aggiunta, l’indirizzo telematico PEC del cliente che la riceverà, e la firma digitale (laddove prevista).
Sistema di Interscambio per invio della fattura elettronica
La fattura elettronica va trasmessa al cliente per via telematica, attraverso il cosiddetto Sistema di Interscambio (SdI), utilizzato dalla pubblica amministrazione a livello nazionale. Questo sistema, oltre a verificare preliminarmente se la fattura contiene tutti i dati necessari ai fini fiscali, si accerta anche che esistano realmente l’indirizzo PEC ed il codice alfanumerico di sette cifre del ricevente, e la partita Iva del mittente e del ricevente. Se tali controlli vengono superati, il Sistema di Interscambio consegna la fattura elettronica al destinatario e, tramite ricevuta di recapito, informa il mittente circa la data e l’ora di consegna del documento. Il SdI, oltre a controllare la validità del certificato della firma digitale apposta sulla fattura, monitora anche che il file della fattura elettronica non sia già stato inviato.
Se la fattura elettronica non viene inoltrata attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), l’Agenzia delle Entrate non la considera emessa. L’invio della fattura deve avvenire entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data della sua emissione.
Tramite l’SdI, quindi, la fatturazione elettronica diventa un sistema di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che snellisce i processi comunicativi con la pubblica amministrazione ed abbatte i costi connessi alla stampa, alla spedizione e alla conservazione delle fatture.
Esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica
L’obbligo di fatturazione elettronica 2019 si estende a tutti i titolari di partita Iva, sia che la transazione avvenga tra due soggetti entrambi proprietari di partita Iva, sia che avvenga tra un soggetto con partita Iva ed un consumatore finale.
Sono esonerati dall’obbligo di fattura elettronica coloro che godono di regimi forfettari ed altri regimi di vantaggio. Nello specifico, sono esclusi dalla procedura imprese e lavoratori autonomi che rientrano nel regime di vantaggio di cui all’articolo 27, commi 1 e 2, del decreto legge 6 luglio 2011, numero 98, convertito, con modificazioni, dalla legge 15 luglio 2011, numero 111, e quelli che rientrano nel regime forfettario di cui all’articolo 1, commi da 54 a 89, della legge 23 dicembre 2014, numero 190. Vanno esclusi dall’obbligo anche i piccoli produttori agricoli, già esonerati per legge dall’emissione di fatture anche prima dell’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica.
Vantaggi della fatturazione elettronica
L’acquisizione della fattura in formato elettronico tramite file XML agevola il processo di conservazione delle fatture e di comunicazione con la pubblica amministrazione, e snellisce la contabilizzazione dei dati contenuti nelle fatture stesse, abbattendo costi ed errori nella gestione di tale procedura fiscale. Anche i rapporti commerciali tra cliente e fornitore possono beneficiare della fattura elettronica, vista la certezza della data di emissione e consegna della fattura garantita dal SdI.
Inoltre, secondo quanto specificato dall’Agenzia delle Entrate, per gli operatori Iva in regime di contabilità semplificata che emettono solo fatture e si avvalgono dei dati che le stesse Entrate mettono a loro disposizione, decade l’obbligo di tenere i registri Iva. Per gli operatori Iva che emettono e ricevono solo fatture per pagamenti superiori a 500 euro, poi, i termini per l’accertamento fiscale si riducono di due anni.
Infine, la fattura elettronica consente in qualsiasi momento ed a tutti i soggetti coinvolti di consultare ed avere copia delle proprie fatture elettroniche (emesse e ricevute) direttamente online.
Conservazione fattura elettronica
Secondo l’articolo 39 del decreto numero 633/1972, chi emette e chi riceve una fattura è obbligato a conservarla per dieci anni in formato elettronico. Tale processo non coincide con la semplice archiviazione telematica del file della fattura su un dispositivo, ma deve seguire le direttive del processo di conservazione elettronica così come sono indicate dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale). In questo modo, si potrà sempre recuperare l’originale della fattura senza correre il rischio di perderla. Il processo di conservazione elettronica a norma si può richiedere ad operatori privati certificati reperibili dal web.
Come si emette una fattura elettronica
Un’azienda che debba emettere fattura elettronica, deve preliminarmente inviare all’Agenzia delle Entrate il proprio indirizzo email, con cui ricevere le fatture sul canale XML corretto, e creare un proprio archivio per inserirvi i codici destinatario e gli indirizzi di posta certificata dei vari clienti. Tali dati andranno gestiti con software capaci di interagire con il SdI e di raccogliere dati specifici al fine della fatturazione elettronica e della generazione dell’XML. Se l’azienda deve inviare o ricevere fatture dall’estero, il sistema gestionale da scegliere dovrà consentire una gestione multicanale della fatturazione, sia sul canale SdI nazionale che sugli altri. Per quanto riguarda la conservazione, l’azienda può gestirla in autonomia o appoggiandosi a specifici fornitori di tale servizio.
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